|
|
|
科教專欄
【整合】在【EIOffice】中有兩層含義:
一是資料整合 ,二是應用整合
【資料整合】是指EIOffice (Evermore Integrated Office)各應用間資料的相互參照。該功能可減少資料的重複輸入、修改,確保資料的準確性、一致性和完整性,避免資料錯誤,可顯著提高使用者的辦公效率。
【EIOffice】各應用間【資料整合】特色功能
- 貼上連結 (Paste Link)
【貼上連結】功能是【EIOffice】軟體對Office產品整合技術強化的極端重要功能,它是指將一個應用中的資料(原資料)複製後以連結形式貼上到同一個應用或【EIOffice】的其他應用中(此時的資料稱為目標資料),當原資料變動時,目標資料會隨之立即做快速自動、一致地改變。例如,在電子試算表的某個公式中參照其他儲存格地址(如A1)使用該儲存格內容,當您在第一列上再插入一列時,原儲存格A1移到A2,公式中參照的A1也相應調整到 A2,這是一種與特殊的公式內嵌形式相同的連結和地址調整。
【貼上連結】功能可在【EIOffice】的任何應用間使用,當您使用這一功能在【EIOffice】連結資料物件時,對文本、數字這樣不佔用太多記憶體的資料物件,【EIOffice】能記住資料物件來源地址和資料內容;對聲音、圖片、電影等需要佔用大量記憶體的多媒體資料物件,除非用戶將連結中斷,【EIOffice】僅記住資料物件的來源地址。
因此,使用【EIOffice】的【貼上連結】功能,形成的資料檔案小而緊湊,即使是一個含有大量連結物件,它的打開時間也很短。當來源資料改變後,重新計算整個工作表和調整連結目標資料所需的時間也僅需一秒鐘左右,更為重要的是【EIOffice】保證了整合資料的一致性和準確性。
市場現有的其他Office產品使用外部資料連結技術完成應用間的資料物件的連結,處理過程耗時冗長,受硬碟空間的限制,載入文件、保存文件、重運算速度緩慢,甚至有時還會發生資料連結的錯誤。
- 連結範圍
假設您要在直放的A4紙上列印一份含有大型表格的商業計劃書,文件上方頁首中含有如公司名稱、日期、頁碼等資訊。但是,多欄的大型表格超出了A4紙的寬度,因此您需要將表格轉90°列印,但仍然保持頁首中的統一格式。使用現有的Office軟體無法實現這種格式的排版,您只能先將紙張轉過 90°列印表格,再將紙張轉回來,重新放入印表機,在該面繼續列印文書處理中做好的頁首資訊,在此過程中還可能會出現紙張倒置的錯誤,複雜的作業耗費大量的人力、物力和時間。
使用【EIOffice】,您可以輕而易舉地使用 【連結範圍】功能來處理這種情況。【連結範圍】也允許儲存格內包含儲存格範圍,該儲存格範圍作為一個資料物件儲存在儲存格中。例如,儲存格D11中儲存了儲存格範圍 A1:C5,在A1:C5的儲存格範圍中的儲存格B3又嵌套了另一個儲存格範圍E7:F9,這種範圍嵌套的方式可以創建複雜的表中表的表格和網頁,當然,【EIOffice】允許循環參照包含儲存格範圍。
所以,當您使用【EIOffice】列印上述商業計劃書時,您可以先使用【連結範圍】將大型表格連結到一個儲存格中,並對該儲存格進行格式化,(即旋轉 270度),然後,將它連結到文書處理中,再設置好文書處理中的頁首資訊,即可列印,也可直接【貼上連結】到【文書處理】中,然後將之旋轉 270°,但原資料仍維持原來的格式。通過復合使用EIOffice的各種功能,您能夠實現許多其他Office軟體不能實現的作業。
- 貼上交互參照
當您撰寫一本書、一份商業建議書或是法律文件時,一般需要將材料組織成一個多層結構,每一層用一個號碼標識,如第五頁、第一章、第II節,3.2段等。同一篇文件的其他地方,您可能需要交互參照這些章、節、段落或附錄等,或者您還需要參照層名、條目的號碼和頁碼等。同樣的交互參照也可能會用於表格、圖表、公式、圖片或附錄等。這些交互參照可以讓讀者方便地找到文件的相關主題。現有的Office軟體的文書處理,一般使用超連結來實現交互參照。在正常情況下,超連結是能回到連結資料源的作用,但是,如果您因文件寫作需要,將所參照的資料來源移到文章的其他頁,數字順序改變(如第二章前插入一章而成為第三章),或者結構層次調整(如章變為節)時,超連結的參照就會發生錯誤,無法正確地隨之改變資訊。【EIOffice】特有的【貼上交互參照】功能可以輕鬆解決這個問題,當資料源改變時,所有的交互參照資訊隨之自動改變,且不影響軟體性能。在【EIOffice】中,用戶可以選擇一個字串,然後用【貼上交互參照】命令,以該字串的第一個字母所在的章節順序和頁數等資訊來連結及更新,不同於電子試算表中運算和貼上連結的自動更新,這裡的連結更新需要您手動來執行一個指令來進行這類似電子試算表中的自動運算改為手動運算,只在使用者要求更新的情況下才來更新。
- 快速的資料連結
目前市場上所有的Office產品的資料連結大多數使用OLE(物件連結與嵌套)技術。應用軟體發送資料物件給【中間人】OLE保存在硬碟上,OLE檢查每個應用程式需要哪些資訊,再決定將儲存的資訊傳遞到要參照這些資訊的程式中,在資訊傳遞中,【中間人】儲存和管理所有連結資訊的複雜過程就造成了資料連結速度緩慢的結果。更有甚者,當儲存格地址改變後,其它應用中仍然參照原來的地址而非移到其它地址的同一資料,這樣會產生錯誤的參照。
當您使用【EIOffice】電子試算表的儲存格作為一個資料物件儲藏庫來儲存各種資料物件時,只需調整儲存格地址即可確保資料物件連結的正確性。為什麼在【EIOffice】中做100個資料的參照只需一秒鐘就能得到結果?而一般的Office軟體連結500個資料對象的作業就可能需要1分鐘!這就是原因!
- 記憶體使用少
使用OLE技術進行物件連結時,OLE將範圍、數字、文字儲存為像素圖像,非常消耗記憶體。而【EIOffice】對這些資料物件,保存的只是儲存格地址、數字、文字,而不是像素圖像,因此,記憶體的使用也減少了。
|
|
|
|